全宗卷的主要內容有哪些

本篇文章給大家談談全宗卷是管理什么的重要工具，以及全宗卷的主要內容有哪些?，希望對各位有所幫助，不要忘了收藏本站喔。

全宗卷包括哪些內容

包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用、檔案管理新技術的應用。

編制原則

檔案館(室)對其所管的每個全宗都應以全宗為單位編制全宗卷。

全宗卷的各種文件材料，包括憑據、清冊、報表應做到準確、齊全、規范。

全宗卷內的文件材料，應按照其固有的特點，保持文件材料間的有機聯系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。

擴展資料

全宗卷整理

1、全宗卷文件材料，是隨全宗管理的延續而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產生的文件材料，先歸入預設的卷夾內，文件材料積累到一定數量時，及時進行整理組卷，數量較多的可設分卷。

2、整理組卷時，必須認真檢查，鑒定文件材料的完整程度及其保存價值，對于有重要遺缺或無保存價值的應予以補齊或剔除。

3、卷內文件材料按問題——時間進行系統排列，排列順序為：全宗指南(全宗介紹)、立檔單位大事記和有關檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、現代化管理等方面的文件材料，在此基礎上編制卷內目錄。

4、卷內文件材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。其封面、封底尺寸長×寬為260mm×185mm，封面著錄全宗號、年號、全宗名稱、文件題名、時間、責任者。

5、卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220mm，其高度可根據需要分別設置30mm、40mm的規格，卷盒面、脊印“全宗卷”三字。并分別著錄全宗號、全宗名稱和編制日期。

參考資料來源：百度百科-全宗卷。

全宗卷是什么？

全宗卷是檔案館（室）管理某一個全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。它不能與全宗內的案卷混同，不是全宗內的檔案，是管理全宗的檔案，是檔案的檔案。全宗卷是檔案館（室）不可缺少的管理工具，通過全宗卷可以了解該全宗管理過程的情況，還可以了解該全宗內檔案的內容、數量和利用等歷史與發展變化狀況，從而為該全宗的進一步科學管理提供必要的依據。

全宗卷的內容涉及到檔案工作八個業務環節的方方面面，通常包括：

1、檔案收集：檔案交接單，移交目錄，接收和征集記錄，檔案來源和價值說明等；

2、檔案整理：檔案分類方案及各門類檔案檔號編制說明，案卷目錄，整理工作小結等；

3、檔案鑒定：鑒定小組成員名單，檔案保管期限表，鑒定檔案分析報告，銷毀檔案的請示和批復，銷毀檔案的清冊等；

4、檔案保管：檔案安全檢查記錄，檔案搶救與修復情況報告、檔案保護措施等；

5、檔案統計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況統計和檔案利用統計表等；

6、檔案檢索：檢索工具的介紹，檔案管理新技術在檢索中應用的文字說明材料。

7、檔案利用、編研：全宗介紹，開放利用和控制使用范圍說明，檔案編研成果和公布出版情況及報批文件，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等；

全宗卷內文件材料是一個動態發展的過程，它隨全宗管理的延續而有所增加或發生其他變化，在進行檔案日常管理活動中，要注意形成文字記錄，及時收集積累，為今后的保管和利用提供依據。

企業檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

第一步 清理文件，即把上一年收發文及帳外文件材料區分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

永久（Y）：

1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

2.收文中方針政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。

3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創建活動文件材料等）。

定期30年（D30）：

1.收文：上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規；

2.發文：本單位形成的比較重要的業務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業務操作規程等）。

定期10年（D10）：

1.收文：上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件；

2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

簡單扼要地講，區（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

第三步 排列文件：區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。

業務管理類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件。

第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

檔案安全保護的方法有哪些？

檔案安全保護的方法有哪些

檔案保護技術是研究制成材料的損壞規律及科學保護檔案的技術方法的一門學科，它的任務是最大限度地延長檔案的壽命。

科學保護檔案的技術方法很多，歸納起來主要有兩個方面：一是防的技術，二是治的技術。

防的技術是防止或減緩各種外界不利因素對檔案制成材料的破壞作用，主要是改善檔案保護條件。一是加強庫房日常管理工作；二是通過庫房建筑為改善檔案保護條件創造物質前提。

治的技術是對已經損壞或受到不利因素影響的檔案進行處理，修復已遭損壞的檔案，盡力恢復其歷史原貌，增強其抵抗外界不利因素的能力。修復技術的基本內容有：去污、去酸、加固、修裱及字跡恢復等。

檔案保護技術工作是檔案工作中的一項極其重要的工作。它直接關系到檔案的命運，保護工作沒做好，檔案遭到損壞，就會造成無法挽回的損失。檔案作為歷史記錄，有著參考和憑證作用，具有重要價值。因此，大量檔案要長期保存，一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內容的物質材料的壽命是有限的，這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護工作都能加以解決。

在檔案保護工作中應貫徹“以防為主，防治結合”的思想。檔案保護技術是一門綜合性的應用技術，因此，應根據檔案的特點，吸取其他領域的科技成果，不斷提高保護技術的水平，更好地延長檔案的壽命。

一、檔案字跡耐久性

字跡是記錄及反映檔案內容的重要物質材料，其耐久性關系到檔案的壽命。

檔案字跡材料按其耐久程度大致可分三類：

1、耐久字跡材料：墨和墨汁、黑色油墨。

2、比較耐久的字跡材料：藍色和紅色油墨；藍黑墨水和碳素墨水、印泥。

3、不耐久的字跡材料：純藍墨水和紅墨水；復寫紙；圓珠筆和鉛筆。

為了延長檔案壽命，在形成檔案中，應使用最耐久或耐久的字跡材料，不要使用不耐久的字跡材料。

二、檔案庫房溫濕度的控制與調節。

檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關。不適宜的溫濕度不僅可單獨地作用于檔案，而且可加速其他因素對檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度等符合檔案的要求，需采取一定的措施，即對檔案庫房的溫濕度進行控制與調節。

檔案庫房的溫濕度標準：

國家檔案局于1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》，對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規定，標準為溫度14－24℃，相對濕度45－60%之間。 控制與調節檔案庫房溫濕度的主要措施：

密閉、通風和采用空氣調節設備。

1、通風的目的：根據空氣流動的規律，有計劃地使庫內外的空氣交換，從而達到調節庫 內溫濕度的目的。

2、通風的原則：

①庫外的溫度與相對濕度都低于庫內時，可以通風；反之則不能通風。

②庫外的溫度低于庫內，而庫內外相對濕度相同時，可以通風；反之，則不能通風。

③庫外的相對濕度小于庫內，而庫內外溫度相同時，可以通風；反之，則不能通風。

④庫外溫度低于庫內，而庫外相對濕度大于庫內或庫外溫度高于庫內，而庫外相對濕度小于庫內。此時需利用公式進行計算，將庫內外的絕對濕度進行比較，若庫外絕對濕度小于庫內，則可以通風；反之，則不能通風。

3、 通風注意事項：

①通風時，應對庫內外溫濕度進行監測，注意其變化的情況，隨時采取相應措施。

②通風時應防止庫內結露。

③通風時應注意防塵和防有害氣體進入庫內。

④通風后應立即密閉，使庫內適宜的溫濕度狀況得以較長時間的穩定。

三、檔案修復技術

修復原則：

1、各種材料、方法對檔案制成材料不能有損害，應有利于延長檔案壽命。

2、 保持檔案原貌。

3、 使用的修復方法事先要經過試驗，確有把握后，才能著手修復工作。 檔案修裱，修裱是使用粘合劑和紙張對檔案進行修補和托裱，以恢復檔案原貌，增加其強度，延長壽命。

四、檔案的保管

檔案保管工作的內容：

1、檔案的庫房管理，即庫房內檔案科學管理的日常工作。

2、檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環節中，一般的安全防護。

3、檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理。

檔案保管工作的意義：

1、 檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環節。

2、 檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環節。

3、 檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理水平重大影響。

檔案損毀的原因：

（一）人為損毀的原因

人為（或社會）損毀的原因或因素，主要表現在以下三個方面：

1、 由于政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計劃、有意識地破壞。

2、 由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關人員，工作麻痹大意，或疏忽職守，或不遵守規章，以及缺乏檔案管理工作知識等，導致管理和使用不善，造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統的紊亂。

3、 在檔案的管理中，檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。

（二）自然損毀的原因

檔案自然損毀的原因，概括起來有兩個方面的因素：

1、 內因，就是檔案本身，即文件的制成材料。

2、外因，就是檔案所處的環境和保管檔案的條件。

檔案保管工作的任務：

檔案保管工作的基本任務是了解和掌握檔案損壞的規律，通過經常性的工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質安全和政治安全。

保管檔案的基本要求

1、 以防為主，防治結合

2、相互協調，密切配合

3、加強重點，照顧一般

4、 立足長遠，保證當前

五、檔案保管的基本條件：

開展檔案的保管工作，必須有一定的物質條件作保證，否則是難于做好這項工作的。檔案保管工作基本的物質條件主要有：檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。

檔案庫房：

檔案庫房建筑為檔案保護提供了最基本的物質條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。

檔案裝具：

檔案裝具是檔案館、室必需的基本設備。檔案裝具各類很多，各有所長，應根據庫房的特點和檔案的價值及規格的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。

檔案包裝材料：

檔案的包裝非常重要，它既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。目前，我國包裝檔案的材料一般有三種：卷皮、卷盒和包裝紙等。

六、庫房的管理

庫房的管理工作是檔案保管工作的主要內容和基礎。因此，只有做好經常、具體的庫房管理工作，才能為整體的檔案工作創造必要的條件和良好的秩序。

檔案架、柜的排放與編號：

庫房中的檔案架、柜的排放，應合乎下列要求：

1、排列整齊，橫豎成行。

2、避免光線直射，注意通風。

3、節約庫房面積和空間，存取方便。

為了便于對庫房內的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應進行統一編號。編號的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號，如果架、柜有欄，也是從左向右編號，格與五節箱則自上向下編號。

全宗排列與檔案存放：

全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯系。

檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優點是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對保護檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。

全宗卷：

在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。

全宗卷的內容通常包括：移出和接收檔案的文據，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內檔案數量和檢查登記表冊，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊，全宗指南等。

如何寫好全宗介紹

編輯同志:

我們檔案館配合機構改革工作,近來接收撤銷單位檔案較多,從進館現狀看,各單位的全宗介紹內容參差不齊,給日后管理和提供利用帶來不便。怎樣寫全宗介紹比較規范,希望能在貴刊上給予指點。

田文田文同志:

你提出的問題有一定的普遍性,隨著我市機構改革和行政區劃調整工作的實施,綜合檔案館接收撤銷單位檔案比較多,不少檔案館都遇到此類問題。全宗介紹是以文章敘述形式概括介紹某一全宗檔案情況的引導性檢索工具,可以全面、完整、清晰地展示全宗的歷史和檔案內容,為檢索和利用提供明確的指導性信息。全宗介紹一般放進全宗卷,進館時隨全宗檔案移交檔案館,一份好的全宗介紹可以作為管理、研究全宗檔案的基礎,因此指導立檔單位寫好全宗介紹,對于檔案的管理和提供利用有著積極的意義。從結構形式上講,全宗介紹通常分立檔單位歷史沿革、全宗內檔案情況簡介和檔案內容與成份介紹三個部分,以文字順序敘述,如果有關于全宗內檔案的補充說明和全宗介紹編制情況,可作為備注......(本文共計1頁)。

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全宗指南大事記的作用

國家檔案局1995年6月12日批準，1995年10月1日實施的中華人民共和國行業標準《全宗指南編制規范》（DA/T14―94）規定了檔案全宗指南的編制原則、結構和編寫細則。下面依據規范介紹機關檔案室如何編寫全宗指南。

一、全宗指南的定義：

全宗指南是指以文章敘述的形式，向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）情況及其所形成檔案情況的工具書。

二、全宗指南的作用：

1、全宗指南可使有關的機關、團體和個人了解某一立檔單位的歷史、全宗的歷史、全宗內檔案材料的主要內容和成分，為科學研究和工作查考提供所需檔案的線索。

2、全宗指南也能夠幫助檔案人員熟悉檔案內容，更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、提供利用、編研、對外宣傳報道等工作，提高科學管理水平。

三、全宗指南的編寫要求：

1、檔案材料經過整理并進行了基本編目和初步鑒定后，才能編寫全宗指南。

如果檔案材料還處于零散狀態，或者還準備加工整理，就不要急于編寫指南。因為檔案材料分類體系和編目上的變動，都將直接影響指南作用的發揮。

2、應以檔案材料為主要依據，如果沒有檔案材料，要找有關人員調查。

編寫前，要全面地收集有關全宗歷史情況的材料，如歷史考證、各種參考資料，才能寫好全宗指南。

3、編寫全宗指南應客觀、準確。

材料須切實可靠，涉及的時間、地點、人物、事件都應力求準確；編寫全宗指南應真實，要客觀地引證材料，尊重歷史，實事求是，不加觀點，不加評論；編寫全宗指南語言要簡練，文字表達要清楚、有條理。

四、全宗指南的結構：

全宗指南由封面、正文、備注三部分組成。其結構形式如下：

（一）封面項目

封面項目包括：全宗指南名稱、時間、全宗號、編制日期。

1、全宗指南名稱：

由全宗構成者的名稱（全稱或通用簡稱）加“全宗指南”構成。

2、時間：

全宗內檔案文件的起止年代，一般采用公元紀年表示。

3、全宗號：

本全宗所對應的全宗的編號（非進館單位可以不填寫）。

4、編制日期：

全宗指南的編制日期。

全宗指南封面圖例：

徐州市××局全宗指南

（1989---1995）

全宗號：F3

2005年5月

（二）正文內容：

全宗指南的正文內容通常包括：全宗構成者沿革簡介、全宗內檔案情況簡介、全宗內檔案內容與成份介紹。下面分別介紹各部分的具體內容。

第一部分 全宗構成者沿革簡介

全宗構成者沿革簡介由全宗構成者名稱、時間、主要職能、隸屬關系、全宗構成者主要負責人名錄、內部機構設置及其各歷史階段演變情況等內容組成。

1、全宗構成者的名稱：

全宗構成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內。

例：××公司

全宗構成者所有曾用名稱按時間順序書寫在全宗構成者的沿革中。

2、全宗構成者歷史沿革：

全宗構成者沿革應結合時間撰寫。

和下列內容有關的時間（包括原因以及和這些活動相關的會議日期、法律文件制定、生效日期、批準機關、時間、文號等）應反映在全宗構成者沿革中。

⑴全宗構成者成立、合并、改組、更名和撤消時間。

⑵全宗構成者內部機構的設置及重要部門的調整、增設、合并、更名、撤消時間。

⑶全宗構成者上級主管機關變更時間。

⑷其他所有反映全宗構成者重要活動的時間。

例：××公司，××××年×月×日，由×××批準，同意成立××公司，內設機構有辦公室、國內業務部、國外業務部、計財部、監察稽核部、人事教育部等。

××××年×月，根據中發（1998）×號文件，中央各金融機關黨組織即由地方黨組織領導轉為金融機構黨組織垂直領導，黨委（1999）×號文，轉發中央金融工委組織部關于金融系統黨的領導體制調整后，黨委組織部及省級分支機構黨組織，可以在全國范圍內轉移和接收黨員關系。××××年×月，黨委批準，成立××公司黨委和紀律檢查委員會。

3、主要職能：

⑴全宗構成者的性質特征

例：××公司的性質是國有經濟。

⑵全宗構成者的職權范圍

例：××公司的業務范圍是承保各種財產險，責任險，農業保險，人身保險等保險業務；辦理各種國內外保險及其有關機構建立代理關系和業務往來，代理外國保險機構辦理對損失的鑒定和理賠等業務及其委托的其他有關事宜；經中國人民銀行批準的其他業務。

⑶ 全宗構成者的主要工作與任務。

例：××公司主要職責與任務：根據中國人民保險法和有關規定，開展××省轄內各項保險業務，完成總公司下達的各項保險指標任務；負責××省市地保險分支機構的籌備、組建和行政、業務領導；參加屬地黨政機關組織的各項社會活動。

4、隸屬關系：

⑴全宗構成者和其上級主管機關的組織關系、業務關系。

⑵全宗構成者和其重要的直屬下級機關的組織關系、業務關系。

⑶全宗構成者上級主管機關如有變更，應將變更時間等反映在全宗構成者沿革中。

例：××公司是××的下設機構，屬省管廳級保險公司，并直接接受中國人民銀行××省分行和中國保監會××省保監局的領導、管理、協調、稽核和監管，××公司黨的關系隸屬當地黨委。

5、全宗構成者負責人名錄：

可以按不同職務、正職、副職分別介紹。

⑴全宗構成者正職負責人姓名、職務、任期時間。

例：××公司歷任正職負責人名錄：

×××任公司總經理、黨組書記（××年×月××年×月）

。。。。。。。。

⑵ 全宗構成者副職負責人姓名、職務、任期時間。

例：××公司歷任副職負責人名錄：

×××任公司副總經理、黨組成員（××年×月××年×月）

×××任公司副總經理 （××年×月××年×月）

。。。。。。。。

6、全宗構成者內部機構的設置及其各歷史階段演變情況：

（按內部機構設置年度順序編寫）

⑴全宗構成者內部一級機構的名稱。

⑵全宗構成者內部一級機構正職負責人名錄，包括姓名、職務、任期時間。

例：××公司內設機構歷任負責人（正職）任職情況：

辦公室主任 ×××（××年×月××年×月）

×××（××年×月××年×月）

人事教育部經理 ×××（××年×月××年×月）

×××（××年×月××年×月）

計劃財務部經理 ×××（××年×月××年×月）

×××（××年×月××年×月）

市場營銷部經理 ×××（××年×月××年×月）

×××（××年×月××年×月）

。。。。。。。。。。

⑶ 全宗構成者內部一級機構的主要職能。

⑷全宗構成者內部機構中重要部門的設置、增設、調整、擴大、合并、更名、撤消情況及內部一級機構在各歷史階段的變化情況、變更時間等要在此反映出來。

7、其他：

⑴涉及全宗構成者的重大事件和對全宗構成者產生了重要影響的活動。

⑵全宗構成者改組和撤消的原因。

第二部分 全宗內檔案情況簡介。

主要包括：檔案的數量及保管期限、檔案的完整程度、檔案的利用價值及鑒定情況、檢索工具的配置情況、檔案的整理情況。

1、檔案的數量及保管期限：

主要介紹檔案的起至年代、門類和數量：

例：本全宗自××年到××年共形成各類檔案×××卷，其中：

（1）文書檔案共多少卷，其中永久多少卷，長期多少卷，短期多少卷。

（2）會計檔案共多少卷，其中憑證多少卷，25年賬簿多少卷，15年賬簿多少卷，永久報表多少卷，5年報表多少卷。

（3）聲像檔案共多少冊（盤），其中照片多少冊，錄音帶多少盤，錄像帶多少盤，電子檔案多少盤（光盤）。

（4）業務檔案共多少卷，其中永久多少卷，長期多少卷，短期多少卷。

2、檔案的完整程度：

主要介紹檔案的遺失、損毀等情況。

3、檔案的利用價值及鑒定情況：

主要介紹室藏檔案的利用價值。室藏檔案有重要價值的要重點介紹。

另外要介紹室藏檔案的鑒定銷毀情況。到期的檔案是哪個門類的、哪年的、哪個保管期限的、有多少卷、已保存時間、鑒定及其銷毀情況等。

4、檢索工具的配置情況：

主要介紹室藏檔案檢索工具的配置情況。

例：為發揮檔案作用，方便查找和利用，按檢索工具編制的要求，分別編制了《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》、《會計檔案目錄》、《基建檔案目錄》、《聲像檔案目錄》、《電子檔案目錄》、《干部任免專題目錄》和《榮譽檔案專題目錄》等多種檢索工具。

另外，編有組織機構沿革、大事記等參考資料，建立了全宗卷。

5、檔案的整理情況：

主要介紹室藏檔案的分類方法、類目設置情況、立卷（整理）形式、排列編號方法等。

（1）、檔案分類方法：

例：本公司文書檔案采用年度――組織機構――保管期限分類法，分為辦公室、計劃財務部、市場部、國際業務部等15個機構（隨著內設機構的增加或合并，機構會相應增加或減少），保管期限分為永久、長期和短期三種。

其他門類檔案一一介紹。

（2）組卷（整理）方法：

例：文書檔案按照《歸檔文件整理規則》，以件為單位整理。

其他門類檔案一一介紹。

（3）立卷（整理）形式：

例：本公司采取文書檔案由檔案室負責立卷（整理），業務檔案由業務部門負責立卷（整理），會計檔案由會計部門負責立卷，聲像檔案由宣傳部門負責整理等。

（4）、組卷（整理）原則：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

（5）案卷（或件）排列及編號方法：

案卷（或件）的排列及編號方法應與本單位室藏檔案分類方案一致。

第三部分 全宗內檔案內容與成份介紹。

這部分是全宗指南的主體。

1、檔案內容與成份介紹方式

全宗內檔案內容與成份的介紹是以文章敘述的形式，按全宗內檔案的實際分類體系結合問題介紹。

（1）按組織機構介紹：以組織機構分類的檔案全宗，按機構設類目分別介紹。

（2）按問題介紹：以問題分類的檔案全宗，按檔案內容所反映的問題設類目介紹。

（3）以其它體系分類的檔案全宗，應根據該全宗分類的特點結合問題介紹。

例：文書檔案內容與成份介紹：

本公司文書檔案來源：上級文件主要來源于××保險總公司、××省政府、中國人民銀行××省分行、中國保監會××省保監局有關保險工作的文件材料；本機關文件主要來源于本單位在執行國家保險法律法規、政策規定和展業過程中形成的文件材料，這是本單位文件最主要的來源，也是最重要的文件；同級文件主要來源于平行機關需要辦理（無需辦理的不歸檔）的文件；下級文件主要來源于所轄分支保險機構的文件材料。

文書檔案主要內容：本單位自成立以來，上級業務主管部門和本單位及下屬分支機構在工作活動中形成的機構設置、人員編制、干部任免、勞保福利、黨群管理、行政管理、保險業務等方面的文件材料。

會計檔案、基建檔案、設備檔案、實物檔案、聲像檔案等分別一一介紹。

2、檔案內容與成份介紹的一般方法：

⑴一般應使用綜合概括的方法介紹，介紹內容包括：

①反映全宗構成者基本職能和主要活動方面的檔案：

②反映全宗構成者每個階段中心工作或特殊工作形成的檔案：

③涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案：

④特殊載體的檔案。

⑵需要專門說明的檔案的介紹方法：

①指明該檔案文件的名稱、責任者和文件形成的時間；

②列出該檔案文件的檢索要素；

③對其檔案文件內容單獨介紹。

⑶一般性文件介紹不使用引文，特殊性文件介紹如需要使用引文應符合下列條件和原則：

引文有助于闡述文件的內容實質：

引用原文時不詳細轉述文件中敘述的事實和事件。

⑷和全宗構成者沒有直接關系的上級文件不做介紹，必要時只做簡要交代。

⑸控制使用的檔案在內容介紹上應從簡，并在全宗指南封面上注明“控制使用”字樣；

⑹檔案內容涉及國家機密應另冊介紹，一般只列題名，不做詳細介紹，并在封面上注明密級或使用范圍。

（三）備注部分

1、本全宗指南的編制情況

2、有關全宗內檔案的補充說明

⑴全宗指南中需加解釋的名詞、事件和問題。

⑵全宗指南編制后，全宗內檔案增加、調整、遺失、銷毀等說明。

⑶其它有關問題的說明。

關于檔案管理方面的常用名詞,有哪些,這些名詞怎么定義的?

、 文件生命周期：從現行文件到歷史檔案的的整個轉化過程。（或表述為“文件從形成到消亡或轉化為歷史檔案永久保存的完整過程。”）它可分為四個階段，第一階段的文件的制作形成階段；第二階段是文件發揮現行作用的階段；第三階段是文件的暫時保存階段，此時文件的現行性已消失，但其第一價值仍居主導地位并還要繼續向下階段運動而具有過度性、中間性；第四階段是文件的保存階段，主要具有歷史或科學文化價值，應藏入檔案館保存。

2、 歸檔：是在業經文書處理完畢的文件中，選擇尚有保存價值的部分，存入檔案室的行為或過程。其內容為：鑒定文件價值，按價值大小整理立卷和移交檔案室收藏三部分。

3、 全宗卷：是檔案館（室）在管理某一全宗過程形成的，能夠說明全宗歷史情況的各種文件材料。由于以全宗為單位組成專門案卷，故程“全宗卷”。全宗卷是檔案管理活動的檔案，也程全宗歷史演變情況的真實憑證。

4、 全宗：一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的檔案的有機整體。

5、 檔案證明：是檔案部門根據用戶的詢問和要求，證實某重事實在檔案內有無記載如何記載而編寫的書面證明材料。出具檔案證明是一種重要的書面咨詢服務方式。

6、 統計選樣法：是運用統計學抽樣方法，在同質檔案總體中抽存部分檔案，用以反映該總體全部主要特征的方法。在不可能同時全部保存所有檔案的情況下，如果被選檔案的主要內容特征互相基本雷同，應用本方法，就能使選出的樣本少受主觀因素制約而最具代表性。

7、 分類排架法：是最常用的排架方法，它完全按照檔案實體自身的分類體系、結構，按全宗群、全宗、系列和系列內案卷原有的次序分類典藏(保管)檔案。

8、 檔案統計指標：指標是說明同類社會現象某種數量特征的范疇。檔案統計指標則是對檔案工作中存在的、反復出現的具體現象的某些共同特點加以概括而成的基本概念(如全宗、案卷、館藏、咨詢、保管期限等)，在具體時間、地點、條件下的現實數量的綜合表現。

9、 借閱服務：是應用最普遍的檔案信息服務方式。它是由用戶提供明確的查檔調卷線索，而服務人員則據此直接去庫房調卷的服務過程。在這一過程中，檔案人員可以無需了解用戶的查詢課題和要求，也不需為此特意去進行檢索或者只需進行簡單的檢索，參與程度最淺。

10、案著錄：是指在編制檔案目錄時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

11、檔案統計：檔案統計就是運用一系列專門的統計技術和方法，對檔案工作領域中的種種現象、狀態、趨勢等進行量的描述與分析研究，為工作決策提供堅實可靠的數據支持。

12、科技檔案室：科技檔案室是管理科學技術檔案（一般也屬科技資料）的專門檔案室。

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